Elektronizace

Forma archivní dokumentace předáváná administrátorem

Pokud je veřejná zakázka podle zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání VZ zadávána v souladu s § 211 prostřednictvím elektronického nástroje, jakým způsobem by měl smluvní zástupce zadavatele po ukončení VZ zadavateli předávat zakázku - tisknout, na CD nebo přes úschovnu? A co bychom jako smluvní zástupce zadavatele měli archivovat u nás?

Tato otázka není právními předpisy řešena. Podle § 261 odstavec 1 ZZVZ je zadavatel povinen uchovávat dokumentaci o zadávacím řízení, kterou tvoří všechny dokumenty v listinné nebo elektronické podobě a výstupy z ústní komunikace, jejichž pořízení v průběhu zadávacího řízení, popřípadě po jeho ukončení, vyžaduje tento zákon, včetně úplného znění originálů nabídek všech dodavatelů, a to po dobu 10 let ode dne ukončení zadávacího řízení nebo od změny závazku ze smlouvy na veřejnou zakázku, nestanoví-li jiný právní předpis lhůtu delší.

Je tedy logické, že smluvní zástupce zadavatele musí zadavateli předat k archivaci elektronickou podobu všech dokumentů pořízených v zadávacím řízení. Naše společnost předává zadavatelům veškeré elektronické dokumenty i scany listinných dokumentů na CD k archivaci. Problémem je pouze platnost elektronických podpisů na elektronických dokumentech, kterou již zpětně nelze obnovit, ale zatím se žádná kontrola k této otázce nevyjádřila. V archivu zástupce zadavatele pak existují shodné dokumenty jako na předaném CD.